Informativa resa da Studioemme Srl sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei Dati Personali ai sensi dell’articolo 13 del REG. UE 2016/679 “Regolamento Europeo relativo alla protezione delle persone fisiche con riferimento al trattamento dei dati personali” (“Regolamento”).
Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 Reg. UE 2016/679 “Regolamento Europeo relativo alla protezione delle persone fisiche con riferimento al trattamento dei dati personali ” – la società Studioemme srl, con sede legale in via Veronese 2 – 21100 Varese, CF e P.IVA 02655920128 (la “Società”), nella propria qualità di titolare del trattamento (soggetto cui competono le decisioni in ordine alle finalità, modalità del trattamento dei dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza), rende note le seguenti informazioni in relazione al conferimento dei dati personali.
- PRINCIPI GENERALI DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati dei candidati sarà realizzato mediante raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione e sarà svolto dal titolare, dai responsabili del trattamento ove esistenti e dalle persone autorizzate al trattamento.
I dati verranno trattati in modo lecito, corretto e trasparente; saranno raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime e trattati in modo non incompatibile con tali finalità; saranno adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per i quali sono trattati, esatti e aggiornati; saranno trattati con la massima riservatezza, principalmente con strumenti elettronici e informatici e memorizzati sia su supporti informatici che su supporti cartacei, nel rispetto dei principi dettati dal Regolamento, delle prescrizioni impartite dall’Autorità di Controllo e comunque in maniera tale da garantire una adeguata sicurezza, compresa la protezione, con misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti o dalla perdita anche accidentale. I dati saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per i quali sono stati trattati.
- IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento dei dati personali è: Studioemme srl, con sede legale in via Veronese 2 – 21100 Varese, CF e P.IVA 02655920128. Ai fini dell’esercizio dei diritti previsti dal Regolamento e per qualsiasi richiesta relativa ai Suoi dati personali, potrà rivolgersi al Titolare del trattamento, inviando una comunicazione all’indirizzo email info@studioemme.va.it.
- FINALITA’
La raccolta e il trattamento dei dati personali sono finalizzati allo svolgimento, da parte del titolare, delle attività di ricerca, selezione e valutazione del personale, quale ente autorizzato dal Ministero del Lavoro, nell’interesse del candidato e del committente su specifico incarico di enti, organizzazioni, imprese individuali, professionisti e società clienti, ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione. I dati del candidato sono raccolti e trattati in relazione alla specifica azione di ricerca e selezione per la quale sono stati trasmessi, ma anche per assicurare al candidato future occasioni occupazionali create da incarichi conferiti anche in futuro dai committenti al titolare.
Quale società autorizzata dal Ministero del Lavoro per le attività di ricerca e selezione del personale, il Titolare effettua il trattamento per l’individuazione di candidature idonee a ricoprire una o più posizioni lavorative in seno all’organizzazione committente e necessita quindi di svolgere una pluralità di attività quali: l’analisi del contesto organizzativo dell’organizzazione committente; l’individuazione e definizione delle esigenze della stessa; la definizione del profilo di competenze e di capacità della candidatura ideale; la pianificazione e realizzazione del programma di ricerca delle candidature attraverso una pluralità di canali di reclutamento; la valutazione delle candidature individuate attraverso appropriati strumenti selettivi; la formazione della rosa di candidature maggiormente idonee. In particolare, la necessità di selezionare una pluralità di candidature rende opportuno il mantenimento, nel database del titolare, dei dati relativi ai candidati per un tempo ragionevole.
I dati potranno essere trattati anche per finalità amministrativo-contabili e per l’adempimento di obblighi di legge.
- BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
4.1. Esecuzione di contratto o misure precontrattuali
La base giuridica del trattamento dei Suoi dati personali è principalmente quella prevista dall’art. 6, lett. b) del Regolamento: “il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”.
4.2. Legittimo interesse del titolare e dei committenti
Il presente trattamento è inoltre supportato dalla base giuridica prevista dall’art. 6, comma 1, lett. f) del Regolamento, ai sensi del quale il titolare può trattare i dati se “è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali“.
Si ritiene che nessuna delle attività di trattamento dei suoi dati personali possa danneggiare in alcun modo le persone; in realtà, il trattamento dei dati del candidato per la finalità di ricerca e selezione consente al titolare a offrire al committente un servizio personalizzato, tempestivo ed efficace, vantaggioso per il titolare, il committente e il candidato. Il titolare, quale ente autorizzato alla ricerca e selezione del personale, e i terzi committenti hanno infatti il legittimo interesse all’effettuazione delle attività di trattamento previste nella presente informativa, ivi compresa la conservazione dei curricula dei candidati per un termine sufficiente a garantire una pluralità di potenziali candidati per ogni nuova posizione richiesta dal committente. Le attività di trattamento svolte rispondono peraltro a un rilevante interesse del candidato, il quale può contare sulla possibilità di essere contattato anche per nuove occasioni professionali. Il mantenimento dei dati dei candidati nei data base del titolare, effettuato con idonee misure tecniche e organizzative, favorisce una efficace e costante azione di ricerca e selezione e contribuisce inoltre al perseguimento dell’interesse pubblico alla piena occupazione.
È comunque sempre garantito il diritto del candidato di opporsi al trattamento dei suoi dati personali.
4.3. Consenso
La base giuridica del trattamento in taluni casi può anche essere quella prevista dall’art. 6, lett. a) del Regolamento: “l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”, ad esempio quando il candidato comunichi anche categorie particolari di dati personali come definiti nell’art. 9 del Regolamento (in particolare, dati relativi alla salute in relazione all’appartenenza a categorie protette, ma anche dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, dati genetici, biometrici, dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale) o trasmetta il proprio curriculum munito di fotografia. Il titolare non acquisisce di propria iniziativa tali particolari categorie di dati, se non nei casi in cui ciò sia strettamente necessario all’instaurazione del rapporto di lavoro o di collaborazione e non contrasti con le previsioni della Legge n. 300/1970 (cd. Statuto dei lavoratori), della Legge n. 135/1990, del D.Lgs. n. 276/2003 (“Legge Biagi”) e con le norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni. Il titolare tratta tali dati solo se comunicati dall’interessato e solo sulla base del consenso legittimamente espresso. In tali casi, in mancanza del consenso, il titolare non potrà procedere ad alcuna attività di valutazione del profilo professionale in vista di un riscontro con le esigenze a cui si riferisce la candidatura.
- RACCOLTA DEI DATI
5.1. Modalità di trasmissione
La raccolta dei dati avviene mediante trasmissione al titolare (a mezzo posta, fax, e-mail, lettera a mano, nonché attraverso l’apposito form presente sul sito web del titolare, mediante strumenti informatici presso siti web di terzi di cui si avvale il titolare, direttamente presso l’interessato in fase di selezione e colloquio) da parte degli interessati delle informazioni relative alla propria esperienza professionale, sotto forma di curriculum vitae (“CV”).
L’invio del proprio CV da parte dell’interessato può rappresentare:
- una candidatura spontanea. In questo caso, il candidato è comunque invitato a dare atto in calce al CV di avere preso visione della presente informativa e a esprimere il proprio esplicito consenso al trattamento e alla comunicazione dei dati, utilizzando, nel CV o nella lettera di accompagnamento, una dicitura del seguente tenore: “il sottoscritto dichiara di avere preso visione dell’informativa di cui al sito https://studioemme.va.it e di prestare il proprio consenso al trattamento dei propri dati personali, anche sensibili, per le finalità ivi previste, compresa la comunicazione dei dati a terzi e il trasferimento verso Paesi terzi.”
- la risposta a specifici annunci di ricerca e selezione del personale per conto terzi pubblicati dal titolare su qualsiasi mezzo di comunicazione, sul proprio sito web o su siti web di terze parti. Anche in questi casi, il titolare adotta i mezzi necessari alla trasmissione dell’informativa e alla raccolta del consenso.
Per garantire la tutela della massima riservatezza ed evitare ai candidati spiacevoli contatti con società o gruppi o soggetti non graditi, i candidati sono in ogni caso sempre invitati a segnalare, contestualmente all’invio della propria candidatura, i soggetti con cui non desiderano entrare in contatto, specificando chiaramente la dicitura “RISERVATO”.
5.2. Tipologia di dati trasmessi
La raccolta riguarda di norma soltanto i dati personali cosiddetti comuni (diversi cioè dai dati che rientrano nelle particolari categorie di cui all’art. 9 comma 1 del Regolamento), che saranno oggetto di trattamento per le finalità di cui alla presente informativa. Fermo restando la libertà nel conferimento dei dati personali da parte del candidato, si fa presente che la mancata comunicazione dei dati potrebbe comportare l’impossibilità, per il titolare, di considerare la candidatura nell’ambito di una qualsiasi procedura di selezione e valutazione del personale.
Il candidato, a meno che ciò non sia espressamente previsto da un annuncio di ricerca in relazione all’appartenenza a categorie protette cui si risponda, non dovrà comunicare dati relativi alla salute, dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, dati genetici, biometrici, dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale, e tutte le informazioni comunque riconducibili alle particolari categorie di cui all’art. 9 comma 1 del Regolamento. Nel caso in cui nel CV di cui il titolare venga in possesso siano comunque contenuti anche dati rientranti in tali categorie (ad es., tipicamente, dati idonei a rivelare l’appartenenza a categorie protette) o dati non necessari (ad es., la fotografia del candidato), il titolare, nell’impossibilità di separare i dati non necessari da quelli rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale, procede al trattamento degli stessi solo ove il candidato abbia prestato il proprio consenso.
- COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI – DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
Per il perseguimento delle finalità sopraindicate, i dati personali potranno essere comunicati ai soggetti clienti, pubblici o privati, in Italia o anche all’estero, che ci avranno conferito mandato di svolgere in loro favore attività di ricerca, selezione e valutazione del personale e interessati o potenzialmente interessati ad instaurare un rapporto di lavoro.
Per le finalità di cui alla presente informativa e per quanto strettamente richiesto in relazione alla procedura di selezione o valutazione approfondita del personale, i dati personali dell’interessato potranno essere comunicati a soggetti preposti ad altre sedi del titolare, a responsabili esterni e incaricati del trattamento del titolare, a soggetti, anche esterni alla Società, addetti alla gestione e alla manutenzione degli strumenti elettronici, a consulenti esterni del titolare incaricati di svolgere specifiche attività di selezione del personale.
È comunque fatto salvo il diritto dell’interessato di indicare i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati non devono essere comunicati.
I dati personali trattati non sono oggetto di diffusione.
- TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI
I dati personali potranno essere trasferiti, per le finalità di cui alla presente informativa nonché per necessità di archiviazione e conservazione, sia verso i Paesi dell’Unione Europea sia verso paesi terzi rispetto all’Unione Europea. In tale caso, il titolare verifica che siano rispettate le condizioni prescritte dal Regolamento e osservati i principi di liceità stabiliti negli articoli 44 e ss.
Il titolare potrà, in particolare, comunicare i dati personali dei candidati a propri clienti stabiliti in Svizzera, paese per il quale la Commissione Europea con la decisione 2000/518/CE ha riconosciuto un livello adeguato di protezione dei dati personali trasferiti dall’Unione europea.
- MODALITA’ DI CONSERVAZIONE, DURATA E TRATTAMENTO DEI DATI
I dati saranno conservati per il periodo di tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, quindi quantomeno fino alla conclusione della procedura di selezione e ricerca per la quale sono stati conferiti. Il titolare potrà conservare i dati anche successivamente, ove ritenga che continuino a sussistere esigenze di trattamento connesse con:
- la procedura di ricerca e selezione conclusa, anche al fine di conservare evidenze probatorie in ordine alla corretta esecuzione del contratto, avente ad oggetto le attività di ricerca e selezione svolta, nei confronti della committenza. In proposito, si richiama il termine di prescrizione di 10 anni previsto dall’art. 2946 c.c. per la responsabilità contrattuale;
- ulteriori finalità di ricerca e selezione relative al candidato. Per il raggiungimento delle finalità indicate al paragrafo 3 della presente informativa, e considerati anche gli interessi legittimi del titolare e dei committenti, in particolare quello di garantire una efficace ed effettiva attività di ricerca e selezione che possa contare tempestivamente su un data base sufficientemente ampio di candidature, anche in considerazione dei settori di attività dei clienti e degli ambiti locali ristretti in cui il titolare opera, si ritiene ragionevole una conservazione dei dati dei candidati per 10 anni dal momento dell’acquisizione. Tale periodo potrà essere prolungato o rinnovato per ulteriori uguali periodi a seguito di comunicazione con cui il titolare chiede al candidato la conferma dei dati e/o l’aggiornamento del curriculum e il candidato la comunichi espressamente.
Il titolare si riserva in ogni caso il diritto di distruggere i CV o qualsiasi documento contenente dati personali giudicato non conforme alle finalità di cui alla presente informativa, dandone comunicazione all’interessato.
In ogni caso il trattamento dei dati avverrà con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con modalità che garantiscano la sicurezza e la riservatezza dei dati medesimi.
- DIRITTI RICONOSCIUTI ALL’INTERESSATO
L’interessato ha diritto di ottenere dal titolare del trattamento l’accesso ai suoi dati personali, compresa la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e la messa a disposizione dei medesimi in forma intelligibile e portabile. In particolare, l’interessato ha diritto di ottenere:
- a) l’indicazione dell’origine dei dati personali;
- b) l’indicazione delle finalità e modalità del trattamento;
- c) l’indicazione della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
- d) l’aggiornamento o la rettifica e l’integrazione dei dati;
- e) la cancellazione dei dati o la limitazione del trattamento dei dati che lo riguardano (trasformazione in forma anonima, blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati);
- f) il diritto di ottenere l’attestazione che le operazioni di aggiornamento, rettificazione, integrazione, cancellazione sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
L’interessato ha inoltre diritto di opporsi al trattamento, anche solo in relazione a specifiche finalità, e di richiedere la portabilità dei dati.
- DIRITTO DI REVOCARE IL CONSENSO
Il candidato ha diritto di revocare il consenso al trattamento dei dati personali in qualsiasi momento, mediante semplice comunicazione scritta. Nei casi in cui il consenso costituisca la sola base giuridica del trattamento, la revoca del consenso non permetterà più l’utilizzo dei dati personali per le finalità di ricerca e selezione e l’interessato non potrà quindi ricevere alcun servizio finalizzato alla ricerca di una posizione lavorativa. In ogni caso, la revoca del consenso al trattamento non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.
- DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO
L’interessato ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo, rappresentata in Italia dal Garante per la Protezione dei Dai Personali, con sede in Roma, Piazza Montecitorio, 121. Il reclamo potrà essere presentato dall’interessato con le modalità ritenute più opportune: a mani, a mezzo lettera raccomandata a.r., via fax o via mail. Per informazioni l’interessato è invitato a consultare il sito del Garante all’indirizzo www.garanteprivacy.it.
- ESISTENZA DI UN PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO
Il titolare non utilizza processi decisionali automatizzati.
- PARI OPPORTUNITA’
Studioemme srl conduce i processi di selezione del personale perseguendo la parità tra lavoratori e lavoratrici e non discriminando i candidati dell’uno o dell’altro sesso, nel rispetto della normativa vigente.
- ETICA
Studioemme srl opera nel rispetto del codice di etica professionale adottato da C.R.E.SC.IT.A. – Associazione italiana fra Società e Studi per la Ricerca e Selezione di Personale (www.crescitaweb.it), consultabile sul suo sito.
- AUTORIZZAZIONE ALL’ESERCIZIO DELLA PROFESSIONE
Studioemme srl è una società autorizzata dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali all’esercizio dell’attività di Ricerca e Selezione del Personale in data 12/02/2007 con Protocollo 945/RS.
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